Compliance Definitionen

Der Begriff Compliance kommt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt: "Erfüllung", "Einhaltung" oder "Befolgung". Im unternehmerischen Umfeld versteht man unter Compliance die Einhaltung der auf ein Unternehmen und seine Mitarbeiter anwendbaren gesetzlichen, aber auch interner Regelungen und Verpflichtungen.

Die Einhaltung von Gesetzen und unternehmensinterner Regelungen sind die Grundlage des nachhaltigen geschäftlichen Erfolgs unseres Unternehmens und der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen.

Der ALTANA Verhaltenskodex

Um den Mitarbeitern eine praktische Hilfe für gesetzeskonformes, aber auch unseren Zielen entsprechendes Verhalten an die Hand zu geben, wurde der ALTANA Verhaltenskodex erstellt. Er setzt für das Management und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesellschaften des ALTANA Konzerns verbindliche Maßstäbe. Sollten Zweifel bestehen, ob ein Verhalten oder eine Maßnahme den Anforderungen des Verhaltenskodex entspricht, soll sich der Mitarbeiter Rat bei seinem Vorgesetzten oder von einer Fachabteilung, wie z. B. der Rechtsabteilung oder der Personalabteilung, einholen.

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Ethischer Kodex für die Mitglieder des Vorstands und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer)

Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der ALTANA Aktiengesellschaft (das „Unternehmen“) hat diesen Ethischen Kodex (der „Kodex“) erarbeitet und beschlossen, der für die Mitglieder des Vorstands, und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer) (die „Führungskräfte“) gelten soll.

Der Zweck dieses Kodex ist die Förderung

  • von aufrichtigem und ethischem Verhalten;
  • der Vermeidung von Interessenkonflikten;
  • der vollständigen, fairen, korrekten, zeitgerechten und verständlichen Offenlegung;
  • der Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen;
  • der unverzüglichen internen Berichterstattung von Verletzungen des Kodex; und
  • der Verantwortlichkeit für die Einhaltung dieses Kodex.

1. Aufrichtiges und ethisches Verhalten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber zu einem Handeln mit dem höchsten Maß an Integrität verpflichtet. Dies erfordert unter anderem ehrliches und offenes Verhalten in den Grenzen der für das Unternehmen erforderlichen Vertraulichkeit und die Einhaltung eines hohen ethischen Geschäftsstandards. Eine Täuschung und eine Unterordnung von Prinzipien sind damit nicht vereinbar.

2. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber verpflichtet, die Geschäftsinteressen des Unternehmens in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und diesem Ethischen Kodex zu fördern, wann immer sich eine Gelegenheit hierzu ergibt und nicht zuzulassen, dass das Streben nach persönlichem Gewinn oder Vorteil die Durchführung seiner oder ihrer Aufgaben für das Unternehmen behindert.

Ein „Interessenkonflikt“ besteht, wenn die Privatinteressen einer Führungskraft in irgendeiner Weise mit den Interessen des Unternehmens kollidieren, oder wenn auch nur ein solcher Anschein erweckt wird. Jede Situation, die für eine Führungskraft einen Interessenkonflikt darstellt, würde aller Wahrscheinlichkeit nach auch dann einen Interessenkonflikt darstellen, wenn sich diese Situation auf ein Mitglied seiner oder ihrer Familie bezieht. Ein Interessenkonflikt kann beispielsweise dann entstehen, wenn eine Führungskraft Handlungen vornimmt oder Interessen wahrnimmt, die es für sie schwierig machen, ihre Aufgaben in dem Unternehmen objektiv und effektiv zu erfüllen. Interessenkonflikte können auch entstehen, wenn eine Führungskraft oder ein Mitglied seiner oder ihrer Familie aufgrund der Stellung der Führungskraft in dem Unternehmen unangemessene persönliche Vorteile erhält.

Interessenkonflikte sollten vermieden werden und sind als Teil der Unternehmenspolitik untersagt, es sei denn, sie wurden vom Prüfungsausschuss des Unternehmens genehmigt. Wenn sich eine Führungskraft eines Interessenkonflikts oder einer materiellen Transaktion oder Beziehung, von der in vernünftiger Weise erwartet werden kann, dass sie zu einem solchen Interessenkonflikt führt, bewusst wird oder davon erfährt, so ist sie verpflichtet, den Sachverhalt unverzüglich mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu diskutieren und, sofern der Interessenkonflikt nicht genehmigt wird, alle notwendigen oder geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um den Konflikt beizulegen.

Beispiele für eindeutige Interessenkonfliktsituationen, die stets mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens besprochen werden sollten, umfassen das Folgende:

  • alle bedeutsamen Beteiligungen an einem Lieferanten oder Kunden;
  • jede beratende oder beschäftigungsbezogene Beziehung mit einem Lieferanten, Kunden oder Mitbewerber;
  • jede Geschäftstätigkeit außerhalb des Unternehmens, die die Fähigkeit einer Führungskraft nachteilig beeinflusst, seinen oder ihren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens angemessene Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen;
  • der Erhalt von nicht unwesentlichen Geschenken von einer Firma, zu der das Unternehmen aktuelle oder künftige Geschäftsbeziehungen unterhält;
  • die Wahrnehmung einer Position, welche die Beaufsichtigung, Überprüfung, oder die Einflussnahme auf die Arbeitsplatzbewertung, das Gehalt oder die Leistungen eines direkten Familienangehörigen der Führungskraft beinhaltet; und
  • der Verkauf oder Kauf von irgendetwas an bzw. von dem Unternehmen, außer zu den gleichen Verkaufs- und Lieferbedingungen, wie sie auch für vergleichbare Führungskräfte oder Organmitglieder für den Kauf oder Verkauf gelten.

3. Vollständige, faire, genaue, zeitgerechte und verständliche Offenlegung

Jede Führungskraft ist dazu verpflichtet, die für das Unternehmen in Deutschland geltenden Offenlegungs- und Veröffentlichungspflichten sowie die Geschäfts- und Finanzabläufe des Unternehmens zu kennen und die für die Offenlegung und Veröffentlichung geltenden Kontrollen und Verfahren zu kennen und einzuhalten, so dass die Berichte und andere Dokumente des Unternehmens, die den Wertpapieraufsichtsbehörden in Deutschland vorgelegt oder an sie eingereicht werden, in jeder materiellen Hinsicht die geltenden Wertpapiergesetze und die damit zusammenhängenden Regeln und Vorschriften erfüllen.

In Ausübung seiner oder ihrer Pflichten ist es jeder Führungskraft verboten, Fakten hinsichtlich des Unternehmens wissentlich falsch darzustellen oder Andere dazu zu bewegen, Fakten hinsichtlich des Unternehmens Anderen gegenüber falsch darzustellen, gleichgültig, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, einschließlich gegenüber unabhängigen Prüfern des Unternehmens, Aufsichtsbehörden und Selbstregulierungsorganisationen. Es wird davon ausgegangen, dass eine Führungskraft Fakten falsch dargestellt hat, wenn er oder sie beispielsweise materiell falsche oder irreführende Angaben in die Finanzabschlüsse oder -protokolle des Unternehmens oder einer seiner Tochtergesellschaften vornimmt, dies Anderen gestattet oder sie dazu anweist. Das gleiche gilt, wenn die Führungskraft es versäumt, materiell falsche oder irreführende Finanzabschlüsse oder -protokolle zu korrigieren, ein Dokument unterzeichnet oder einem Anderen die Unterzeichnung eines Dokuments gestattet, das materiell falsche oder irreführende Informationen enthält oder in falscher Weise oder gar nicht auf Anfragen von den Prüfern des Unternehmens reagiert.

Die Führungskräfte nehmen, unter anderem, eine beaufsichtigende Rolle in Hinsicht auf die gesetzlich vorgeschriebenen Veröffentlichungen des Unternehmens sowie in Hinsicht auf andere öffentliche Kommunikationsvorgänge, die das allgemeine Geschäft, Betriebsergebnisse, die Finanzsituation und die Aussichten des Unternehmens betreffen, war. Eine angemessene Beaufsichtigung beinhaltet sowohl die genaue Überprüfung und kritische Analyse einer vorgeschlagenen Offenlegung auf Korrektheit und Vollständigkeit (oder, soweit angemessen, das Delegieren dieser Aufgabe an Andere), als auch in angemessenem Ausmaß die gemeinsame Beratung mit anderen Führungskräften und Angestellten des Unternehmens mit dem Ziel, eine vollständige, faire, korrekte, zeitgerechte und verständliche Veröffentlichung zu erzielen. In Ausübung dieser Tätigkeit ist jede Führungskraft verpflichtet, sowohl die Form, als auch die sinngemäße Bedeutung aller geltenden Gesetze, Verordnungen, behördlichen Vorschriften und Bilanzierungsgrundsätze einzuhalten.

4. Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen

Die Unternehmenspolitik beinhaltet die Einhaltung aller Gesetze, Verordnungen und behördlichen Vorschriften, die auf das Gebiet, in dem das Unternehmen geschäftlich tätig ist, anwendbar sind. Jede betroffene Führungskraft ist persönlich dafür verantwortlich, die Standards und Beschränkungen einzuhalten, die von diesen Gesetzen, Verordnungen und behördlichen Vorschriften auferlegt werden und insbesondere auch für die Einhaltung jener, die sich auf Sachverhalte der Bilanzierung und Abschlussprüfung beziehen.

5. Unverzügliche interne Berichterstattung von Verletzungen des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens ist für die Anwendung dieses Kodex auf spezifische Situationen, in denen sich möglicherweise Fragen ergeben, verantwortlich, und er hat die Befugnis, diesen Kodex in jeder bestimmten Situation zu interpretieren. Eine Führungskraft, die sich einer bestehenden oder möglichen Verletzung dieses Kodex bewusst wird oder davon erfährt, ist verpflichtet, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens unverzüglich hiervon in Kenntnis zu setzen. Das Versäumnis, dies zu tun, stellt selbst eine Verletzung dieses Kodex dar. Um die Berichterstattung von Verletzungen zu fördern wird das Unternehmen in Bezug auf Berichte, die in gutem Glauben erstattet wurden, keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen und das Ergreifen von Vergeltungsmaßnahmen auch nicht gestatten.

6. Verantwortlichkeit für die Einhaltung des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird für die Untersuchung jeder gemeldeten Verletzung dieses Kodex alle Maßnahmen ergreifen, die er als angemessen betrachtet. Im Falle einer Verletzung wird das Unternehmen, nach Beratung mit dem Prüfungsausschuss des Unternehmens, jede disziplinarische oder präventive Maßnahme ergreifen, die es als angemessen betrachtet. In Anwendung solcher Maßnahmen wird das Unternehmen nach den folgenden Verfahren vorgehen:

  • Verletzungen und mögliche Verletzungen werden dem Prüfungsausschuss des Unternehmens gemeldet.
  • Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird alle Verletzungen und möglichen Verletzungen, die ihm gemeldet wurden, untersuchen und er kann bei der Durchführung dieser Untersuchung die Hilfe des Chefsyndikus des Unternehmens in Anspruch nehmen.
  • Stellt der Prüfungsausschuss des Unternehmens fest, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, so informiert er den Aufsichtsrat.
  • Nach der Benachrichtigung, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, empfiehlt der Aufsichtsrat dem Vorstand, eine solche disziplinarische oder präventive Maßnahme zu ergreifen, die er für angemessen hält, bis zu und einschließlich einer Entlassung oder, im Falle einer kriminellen Handlung oder eines sonstigen schweren Gesetzesverstoßes, der Benachrichtigung der zuständigen Behörden.
  • Alle Änderungen oder Ausnahmen in Bezug auf diesen Kodex werden, im erforderlichen Umfang und gemäß den für das Unternehmen geltenden Regeln und Vorschriften unverzüglich offen gelegt.

Wesel, den 20. September 2007

Dr. Klaus-Jürgen Schmieder
(Vorsitzender des Prüfungsausschusses)

Die ALTANA Compliance Hotline (Whistleblower Hotline)

Durch illegales und unverantwortliches Verhalten wird dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, Partnern, Kunden und Zulieferern und auch seinen Aktionären geschadet. Es ist die Aufgabe eines jeden Mitarbeiters, gesetzwidriges Verhalten des Unternehmens selbst und seiner Mitarbeiter zu verhindern und daran mitzuwirken, dass illegales Verhalten aufgedeckt und eingestellt wird. Die Compliance Hotline gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ggf. auch anonym und unabhängig von Hierarchieebenen Hinweise über gesetzeswidriges Verhalten zu geben. Seriöse Hinweise helfen uns, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner zu reduzieren. Die Möglichkeit, Hinweise abzugeben, steht neben allen ALTANA Mitarbeitern daher auch Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten zur Verfügung.

Sofern Sie illegales gesetzwidriges Verhalten von ALTANA, unseren Mitarbeitern oder auch unseren Lieferanten über die ALTANA Compliance Hotline melden wollen, gibt es einige Dinge zu beachten. Wichtige Fragen zu „Was kann ich melden?“, „Wie melde ich einen Compliance Verstoß?“ und „Was geschieht mit meiner Meldung?“ sollen im Folgenden beantwortet werden:

1. Was kann ich über die ALTANA Compliance Hotline melden?

Die Compliance Hotline steht zur Verfügung, um illegales Verhalten zu melden, das der ALTANA Gruppe und ihrer Reputation besonderen Schaden zufügt. Über die Hotline kann illegales Verhalten in den nachfolgenden Bereichen gemeldet werden:

  • Korruption, Vorteilsnahme und Vorteilsgewährung
  • Kartellverstöße
  • Geldwäsche
  • Manipulation der Rechnungslegung und
  • Umweltschutz

2. Wie melde ich einen Compliance-Verstoß und worauf muss ich dabei achten?

Bei der Meldung ist zu beachten, dass eine möglichst genaue und detaillierte Beschreibung des Vorfalls und ggf. ergänzende Dokumente besonders wichtig sind, um den Compliance-Verstoß zu untersuchen und aufzuklären.

Um eventuelle Nachfragen zu ermöglichen, ist es sinnvoll, dass Sie auch Angaben zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten machen. Diese Informationen werden streng vertraulich behandelt und der Chief Compliance Officer wird die Informationen zu Ihrer Person nur an den Vorstand und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der ALTANA AG weitergeben.

Sie können Ihre Mitteilung auch anonym machen. Erfahrungsgemäß erschwert dies die Aufklärung aber schon deshalb, da weitere Nachfragen dann in der Regel nicht möglich sind.

Ihre Mitteilung über gesetzwidriges illegales Verhalten sollte die folgenden Punkte umfassen:

  • Bei welcher Gesellschaft oder welchen Gesellschaften hat der Compliance-Verstoß stattgefunden?
  • Beschreiben Sie möglichst detailliert den Sachverhalt des Compliance-Verstoßes.
  • Gibt es Unterlagen, Dokumente oder Dateien, die den Compliance-Verstoß belegen?
  • Können wir Sie wegen weiterer Rückfragen kontaktieren und wenn ja, wie?
  • Wünschen Sie eine vertrauliche Behandlung Ihrer Person?

3. An wen melde ich den Compliance-Verstoß über die ALTANA Compliance Hotline?

Die Meldung erfolgt direkt an den Chief Compliance Officer der ALTANA AG. Zur Meldung nutzen Sie bitte die folgende Adresse und Telefonnummer:

ALTANA AG
Chief Compliance Officer
Abelstraße 43
46483 Wesel
Tel +49-(0)281-670-10540
Fax +49-(0)281-670-60500
compliance-hotline@remove-this.altana.remove-this-also.com

4. Was geschieht mit meiner Meldung?

Nach Eingang einer Meldung über einen Compliance-Verstoß prüft der Chief Compliance Officer zunächst gemeinsam mit dem Leiter Interne Revision bei ALTANA, ob es sich bei dem Compliance-Verstoß tatsächlich um ein illegales Verhalten in einem Bereich handelt, für den die Compliance Hotline vorgesehen ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Meldende hierüber, sofern es sich nicht um eine anonyme Meldung handelt, informiert. Handelt es sich um einen Sachverhalt in den von der ALTANA Compliance Hotline erfassten Bereichen, melden der Chief Compliance Officer und der Leiter Interne Revision den Fall an den Vorstand der ALTANA AG weiter. Gemeinsam mit mindestens einem Vorstand wird dann das weitere Vorgehen beraten und beschlossen. Auch in diesem Fall wird der Meldende, sofern die Meldung nicht anonym erfolgt ist, hierüber informiert.

Handelt es sich bei dem über die ALTANA Compliance Hotline gemeldeten Compliance-Verstoß um einen Fall der Manipulation der Rechnungslegung, wird automatisch auch der Leiter des Prüfungsausschusses über die Meldung informiert. Sollte eine – je nach Einzelfall zu gestaltende – unternehmensinterne Untersuchung den eingegangenen Hinweis bestätigen, wird der Compliance-Verstoß abgestellt. Darüber hinaus können weitere, den Umständen entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.

Das Compliance Committee

Das Compliance Committee ist für den Aufbau und die Implementierung des Compliance Management Systems verantwortlich. Das Compliance Committee besteht aus den für die verschiedenen vom System erfassten Bereiche Verantwortlichen. Geleitet wird es vom Leiter Recht in seiner Funktion des Chief Compliance Officer. Jedem Mitglied des Compliance Committee kommt für seinen Bereich Systemverantwortung zu. Den Bereichsverantwortlichen kommt damit insbesondere eine Koordinationsaufgabe zu. Sie müssen sicherstellen, dass in den verschiedenen Gesellschaften die notwendigen Schritte zur Sicherstellung der Compliance unternommen werden und, soweit erforderlich, das lokale Management bei der Implementierung oder Verbesserung von Systemen beraten und unterstützen. Sie sollten weiterhin für einen Informationsaustausch zwischen den Gesellschaften des ALTANA Konzerns über das Vorgehen in Sachen Compliance sorgen.

Das Compliance Management System

Das Compliance Management System soll helfen, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und interner Unternehmensregeln, deren Nichtbeachtung erhebliche Risiken für das Unternehmen bedeuten, sicherzustellen. Ziel des Compliance Management Systems ist es daher, die wesentlichen Risiken, die durch Gesetzes- und Regelverstöße entstehen können, zu identifizieren, dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter über Inhalte und Bedeutung der für sie relevanten Gesetze und Regelungen geschult werden und dass weitere direkte Maßnahmen getroffen werden, um Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu verhindern.

Darüber hinaus soll durch das Compliance Management System sichergestellt werden, dass die erforderlichen Kontrollmechanismen implementiert werden, damit Gesetzes- und Regelverstöße aufgedeckt und abgestellt werden können. Das Compliance Management System umfasst die unterschiedlichsten Bereiche der ALTANA, wie beispielsweise Kartellrecht, Korruption, Außenwirtschaft, Steuern, Umwelt und Sicherheit.

Satzung

Die Satzung der ALTANA Aktiengesellschaft steht Ihnen als PDF zur Verfügung.

SatzungDownload
Satzung der ALTANA AG (Stand: 18.03.2011)PDF