Compliance Definitionen

Der Begriff Compliance kommt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt: "Erfüllung", "Einhaltung" oder "Befolgung". Im unternehmerischen Umfeld versteht man unter Compliance die Einhaltung der auf ein Unternehmen und seine Mitarbeiter anwendbaren gesetzlichen, aber auch interner Regelungen und Verpflichtungen.

Die Einhaltung von Gesetzen und unternehmensinterner Regelungen sind die Grundlage des nachhaltigen geschäftlichen Erfolgs unseres Unternehmens und der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen.

Der ALTANA Verhaltenskodex

Um den Mitarbeitern eine praktische Hilfe für gesetzeskonformes, aber auch unseren Zielen entsprechendes Verhalten an die Hand zu geben, wurde der ALTANA Verhaltenskodex erstellt. Er setzt für das Management und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesellschaften des ALTANA Konzerns verbindliche Maßstäbe. Sollten Zweifel bestehen, ob ein Verhalten oder eine Maßnahme den Anforderungen des Verhaltenskodex entspricht, soll sich der Mitarbeiter Rat bei seinem Vorgesetzten oder von einer Fachabteilung, wie z. B. der Rechtsabteilung oder der Personalabteilung, einholen.

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Ethischer Kodex für die Mitglieder des Vorstands und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer)

Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der ALTANA Aktiengesellschaft (das „Unternehmen“) hat diesen Ethischen Kodex (der „Kodex“) erarbeitet und beschlossen, der für die Mitglieder des Vorstands, und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer) (die „Führungskräfte“) gelten soll.

Der Zweck dieses Kodex ist die Förderung

  • von aufrichtigem und ethischem Verhalten;
  • der Vermeidung von Interessenkonflikten;
  • der vollständigen, fairen, korrekten, zeitgerechten und verständlichen Offenlegung;
  • der Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen;
  • der unverzüglichen internen Berichterstattung von Verletzungen des Kodex; und
  • der Verantwortlichkeit für die Einhaltung dieses Kodex.

1. Aufrichtiges und ethisches Verhalten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber zu einem Handeln mit dem höchsten Maß an Integrität verpflichtet. Dies erfordert unter anderem ehrliches und offenes Verhalten in den Grenzen der für das Unternehmen erforderlichen Vertraulichkeit und die Einhaltung eines hohen ethischen Geschäftsstandards. Eine Täuschung und eine Unterordnung von Prinzipien sind damit nicht vereinbar.

2. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber verpflichtet, die Geschäftsinteressen des Unternehmens in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und diesem Ethischen Kodex zu fördern, wann immer sich eine Gelegenheit hierzu ergibt und nicht zuzulassen, dass das Streben nach persönlichem Gewinn oder Vorteil die Durchführung seiner oder ihrer Aufgaben für das Unternehmen behindert.

Ein „Interessenkonflikt“ besteht, wenn die Privatinteressen einer Führungskraft in irgendeiner Weise mit den Interessen des Unternehmens kollidieren, oder wenn auch nur ein solcher Anschein erweckt wird. Jede Situation, die für eine Führungskraft einen Interessenkonflikt darstellt, würde aller Wahrscheinlichkeit nach auch dann einen Interessenkonflikt darstellen, wenn sich diese Situation auf ein Mitglied seiner oder ihrer Familie bezieht. Ein Interessenkonflikt kann beispielsweise dann entstehen, wenn eine Führungskraft Handlungen vornimmt oder Interessen wahrnimmt, die es für sie schwierig machen, ihre Aufgaben in dem Unternehmen objektiv und effektiv zu erfüllen. Interessenkonflikte können auch entstehen, wenn eine Führungskraft oder ein Mitglied seiner oder ihrer Familie aufgrund der Stellung der Führungskraft in dem Unternehmen unangemessene persönliche Vorteile erhält.

Interessenkonflikte sollten vermieden werden und sind als Teil der Unternehmenspolitik untersagt, es sei denn, sie wurden vom Prüfungsausschuss des Unternehmens genehmigt. Wenn sich eine Führungskraft eines Interessenkonflikts oder einer materiellen Transaktion oder Beziehung, von der in vernünftiger Weise erwartet werden kann, dass sie zu einem solchen Interessenkonflikt führt, bewusst wird oder davon erfährt, so ist sie verpflichtet, den Sachverhalt unverzüglich mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu diskutieren und, sofern der Interessenkonflikt nicht genehmigt wird, alle notwendigen oder geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um den Konflikt beizulegen.

Beispiele für eindeutige Interessenkonfliktsituationen, die stets mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens besprochen werden sollten, umfassen das Folgende:

  • alle bedeutsamen Beteiligungen an einem Lieferanten oder Kunden;
  • jede beratende oder beschäftigungsbezogene Beziehung mit einem Lieferanten, Kunden oder Mitbewerber;
  • jede Geschäftstätigkeit außerhalb des Unternehmens, die die Fähigkeit einer Führungskraft nachteilig beeinflusst, seinen oder ihren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens angemessene Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen;
  • der Erhalt von nicht unwesentlichen Geschenken von einer Firma, zu der das Unternehmen aktuelle oder künftige Geschäftsbeziehungen unterhält;
  • die Wahrnehmung einer Position, welche die Beaufsichtigung, Überprüfung, oder die Einflussnahme auf die Arbeitsplatzbewertung, das Gehalt oder die Leistungen eines direkten Familienangehörigen der Führungskraft beinhaltet; und
  • der Verkauf oder Kauf von irgendetwas an bzw. von dem Unternehmen, außer zu den gleichen Verkaufs- und Lieferbedingungen, wie sie auch für vergleichbare Führungskräfte oder Organmitglieder für den Kauf oder Verkauf gelten.

3. Vollständige, faire, genaue, zeitgerechte und verständliche Offenlegung

Jede Führungskraft ist dazu verpflichtet, die für das Unternehmen in Deutschland geltenden Offenlegungs- und Veröffentlichungspflichten sowie die Geschäfts- und Finanzabläufe des Unternehmens zu kennen und die für die Offenlegung und Veröffentlichung geltenden Kontrollen und Verfahren zu kennen und einzuhalten, so dass die Berichte und andere Dokumente des Unternehmens, die den Wertpapieraufsichtsbehörden in Deutschland vorgelegt oder an sie eingereicht werden, in jeder materiellen Hinsicht die geltenden Wertpapiergesetze und die damit zusammenhängenden Regeln und Vorschriften erfüllen.

In Ausübung seiner oder ihrer Pflichten ist es jeder Führungskraft verboten, Fakten hinsichtlich des Unternehmens wissentlich falsch darzustellen oder Andere dazu zu bewegen, Fakten hinsichtlich des Unternehmens Anderen gegenüber falsch darzustellen, gleichgültig, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, einschließlich gegenüber unabhängigen Prüfern des Unternehmens, Aufsichtsbehörden und Selbstregulierungsorganisationen. Es wird davon ausgegangen, dass eine Führungskraft Fakten falsch dargestellt hat, wenn er oder sie beispielsweise materiell falsche oder irreführende Angaben in die Finanzabschlüsse oder -protokolle des Unternehmens oder einer seiner Tochtergesellschaften vornimmt, dies Anderen gestattet oder sie dazu anweist. Das gleiche gilt, wenn die Führungskraft es versäumt, materiell falsche oder irreführende Finanzabschlüsse oder -protokolle zu korrigieren, ein Dokument unterzeichnet oder einem Anderen die Unterzeichnung eines Dokuments gestattet, das materiell falsche oder irreführende Informationen enthält oder in falscher Weise oder gar nicht auf Anfragen von den Prüfern des Unternehmens reagiert.

Die Führungskräfte nehmen, unter anderem, eine beaufsichtigende Rolle in Hinsicht auf die gesetzlich vorgeschriebenen Veröffentlichungen des Unternehmens sowie in Hinsicht auf andere öffentliche Kommunikationsvorgänge, die das allgemeine Geschäft, Betriebsergebnisse, die Finanzsituation und die Aussichten des Unternehmens betreffen, war. Eine angemessene Beaufsichtigung beinhaltet sowohl die genaue Überprüfung und kritische Analyse einer vorgeschlagenen Offenlegung auf Korrektheit und Vollständigkeit (oder, soweit angemessen, das Delegieren dieser Aufgabe an Andere), als auch in angemessenem Ausmaß die gemeinsame Beratung mit anderen Führungskräften und Angestellten des Unternehmens mit dem Ziel, eine vollständige, faire, korrekte, zeitgerechte und verständliche Veröffentlichung zu erzielen. In Ausübung dieser Tätigkeit ist jede Führungskraft verpflichtet, sowohl die Form, als auch die sinngemäße Bedeutung aller geltenden Gesetze, Verordnungen, behördlichen Vorschriften und Bilanzierungsgrundsätze einzuhalten.

4. Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen

Die Unternehmenspolitik beinhaltet die Einhaltung aller Gesetze, Verordnungen und behördlichen Vorschriften, die auf das Gebiet, in dem das Unternehmen geschäftlich tätig ist, anwendbar sind. Jede betroffene Führungskraft ist persönlich dafür verantwortlich, die Standards und Beschränkungen einzuhalten, die von diesen Gesetzen, Verordnungen und behördlichen Vorschriften auferlegt werden und insbesondere auch für die Einhaltung jener, die sich auf Sachverhalte der Bilanzierung und Abschlussprüfung beziehen.

5. Unverzügliche interne Berichterstattung von Verletzungen des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens ist für die Anwendung dieses Kodex auf spezifische Situationen, in denen sich möglicherweise Fragen ergeben, verantwortlich, und er hat die Befugnis, diesen Kodex in jeder bestimmten Situation zu interpretieren. Eine Führungskraft, die sich einer bestehenden oder möglichen Verletzung dieses Kodex bewusst wird oder davon erfährt, ist verpflichtet, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens unverzüglich hiervon in Kenntnis zu setzen. Das Versäumnis, dies zu tun, stellt selbst eine Verletzung dieses Kodex dar. Um die Berichterstattung von Verletzungen zu fördern wird das Unternehmen in Bezug auf Berichte, die in gutem Glauben erstattet wurden, keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen und das Ergreifen von Vergeltungsmaßnahmen auch nicht gestatten.

6. Verantwortlichkeit für die Einhaltung des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird für die Untersuchung jeder gemeldeten Verletzung dieses Kodex alle Maßnahmen ergreifen, die er als angemessen betrachtet. Im Falle einer Verletzung wird das Unternehmen, nach Beratung mit dem Prüfungsausschuss des Unternehmens, jede disziplinarische oder präventive Maßnahme ergreifen, die es als angemessen betrachtet. In Anwendung solcher Maßnahmen wird das Unternehmen nach den folgenden Verfahren vorgehen:

  • Verletzungen und mögliche Verletzungen werden dem Prüfungsausschuss des Unternehmens gemeldet.
  • Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird alle Verletzungen und möglichen Verletzungen, die ihm gemeldet wurden, untersuchen und er kann bei der Durchführung dieser Untersuchung die Hilfe des Chefsyndikus des Unternehmens in Anspruch nehmen.
  • Stellt der Prüfungsausschuss des Unternehmens fest, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, so informiert er den Aufsichtsrat.
  • Nach der Benachrichtigung, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, empfiehlt der Aufsichtsrat dem Vorstand, eine solche disziplinarische oder präventive Maßnahme zu ergreifen, die er für angemessen hält, bis zu und einschließlich einer Entlassung oder, im Falle einer kriminellen Handlung oder eines sonstigen schweren Gesetzesverstoßes, der Benachrichtigung der zuständigen Behörden.
  • Alle Änderungen oder Ausnahmen in Bezug auf diesen Kodex werden, im erforderlichen Umfang und gemäß den für das Unternehmen geltenden Regeln und Vorschriften unverzüglich offen gelegt.

Wesel, den 20. September 2007

Dr. Klaus-Jürgen Schmieder
(Vorsitzender des Prüfungsausschusses)

Whistleblowing

ALTANA bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit eine Whistleblowing Hotline an, ebenso Kunden, Lieferanten und anderen Externen. Über das ALTANA Whistleblowing System können Complianceverstöße auf geschützte Weise in Textform oder auch telefonisch gemeldet werden.

Die Einhaltung von Gesetzen und bestimmten internen Richtlinien ist grundlegend für alles Handeln bei ALTANA. ALTANA verlangt von jeder Geschäftsführerin, jeder Führungskraft, jedem Mitarbeiter und jedem Vermittler die Einhaltung anwendbarer Gesetze und Richtlinien und hoher geschäftlicher und persönlicher Ethikstandards. Jede Organisation läuft Gefahr, unwissentlich Unterschlupf für gesetzwidriges oder unethisches Verhalten einzelner zu sein. Der erste Schritt zur Bekämpfung solchen Verhaltens ist, es zu erkennen. ALTANA ermutigt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie externe Hinweisgeber, Complianceverstöße zu melden, entweder auf einem der üblichen Wege über Vorgesetzte oder, wo existent, Betriebsräte, oder im ALTANA Whistleblowing System.

Meldungen

Meldungen können per Telefon oder in Textform gemacht werden. Ein externer Dienstleister namens Safecall nimmt die Meldungen entgegen. Auf diese Weise können wir das ALTANA Whistleblowing System in fast allen bei ALTANA gesprochenen Sprachen anbieten, und es steht 24/7 zur Verfügung. Ihre Gesprächspartner bei Safecall sind ausgebildete Profis mit viel Erfahrung mit solchen Gesprächen. Wenn Sie eine Meldung machen möchten, besuchen Sie hierzu bitte die Safecall Website, auf der Sie für telefonische Meldungen Ihre kostenlose Telefonnummer finden und für schriftliche Meldungen ein Onlineformular.

Anonymität & Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Bei der Abgabe Ihrer Meldung können Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre Identität offenlegen oder anonym bleiben möchten. Im ALTANA Whistleblowing System können Sie zwischen drei Arten von Vertraulichkeit wählen, und ALTANA wird Ihre Entscheidung respektieren.

  • Bekannt: Sie können sich bei der Abgabe Ihrer Meldung damit einverstanden erklären, dass Ihre Identität gegenüber dem Chief Compliance Officer und einem kleinen Kreis von zentralen Compliancemitarbeitern, die die folgende Untersuchung führen, offengelegt wird. Diese Personen werden Ihre Identität vertraulich behandeln.
  • Halb-Anonym: Alternativ können Sie Ihre Identität gegenüber Safecall mit der Maßgabe offenlegen, dass Safecall sie nicht ALTANA mitteilt. Hierdurch ermöglichen Sie es dem Untersuchungsteam, Ihnen über Safecall etwaige Rückfragen zu Ihrer Meldung zu stellen, ohne dass ALTANA Ihre Identität kennt.
  • (Vollständig) Anonym: Sie haben auch die Möglichkeit, bei Ihrer Meldung keinen Namen u. ä. anzugeben. Auf diese Weise bleiben Sie vollständig anonym.

Wir ermutigen Sie, bei Ihrer Meldung der Weitergabe Ihrer Identität an ALTANA zuzustimmen (Bekannt) oder wenigstens halb-anonym zu melden. Meldungen werfen während der auf sie folgenden Untersuchungen der Complianceverstöße oftmals Rückfragen auf. Vollständig anonyme Meldungen lassen es aber nicht zu, solche Rückfragen zu stellen. Dann droht die Untersuchung ergebnislos zu enden.

Follow-Up Nach Meldungen

Gemeldete Complianceverstöße werden unter der Aufsicht des Chief Compliance Officers untersucht. Sofern der oder die Meldende ihre Identität offengelegt hat (Bekannt oder Halb-Anonym), wird der Chief Compliance Officer ihr den Eingang ihrer Meldung bestätigen und sie über den Fortschritt und das Ergebnis der Untersuchung unterrichten.

Wahrheit & Meldefähige Complianceverstöße

Melden Sie nichts, von dem Sie wissen, dass es falsch ist. Eine Meldung von bekanntermaßen falschen Informationen kann ernste rechtliche Konsequenzen zur Folge haben. Der Schutz Ihrer Identität und der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen stehen unter der Bedingung, dass Sie hinreichenden Grund für die Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen wahr sind.

Zu den Verstößen, die im ALTANA Whistleblowing System gemeldet werden können, zählen Verstöße gegen den ALTANA Verhaltenskodex, gegen Konzernrichtlinien und gegen anwendbares Recht, wie beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts-, Geldwäsche- und Umweltdelikte.

Kontakt

ALTANA AG 
Chief Compliance Officer
Abelstraße 43
46483 Wesel
Deutschland

Tel     +49 281 670-10501
E-Mail: Legal@remove-this.altana.remove-this-also.com

Das Compliance Committee

Das Compliance Committee ist für den Aufbau und die Implementierung des Compliance Management Systems verantwortlich. Das Compliance Committee besteht aus den für die verschiedenen vom System erfassten Bereiche Verantwortlichen. Geleitet wird es vom Leiter Recht in seiner Funktion des Chief Compliance Officer. Jedem Mitglied des Compliance Committee kommt für seinen Bereich Systemverantwortung zu. Den Bereichsverantwortlichen kommt damit insbesondere eine Koordinationsaufgabe zu. Sie müssen sicherstellen, dass in den verschiedenen Gesellschaften die notwendigen Schritte zur Sicherstellung der Compliance unternommen werden und, soweit erforderlich, das lokale Management bei der Implementierung oder Verbesserung von Systemen beraten und unterstützen. Sie sollten weiterhin für einen Informationsaustausch zwischen den Gesellschaften des ALTANA Konzerns über das Vorgehen in Sachen Compliance sorgen.

Das Compliance Management System

Das Compliance Management System soll helfen, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und interner Unternehmensregeln, deren Nichtbeachtung erhebliche Risiken für das Unternehmen bedeuten, sicherzustellen. Ziel des Compliance Management Systems ist es daher, die wesentlichen Risiken, die durch Gesetzes- und Regelverstöße entstehen können, zu identifizieren, dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter über Inhalte und Bedeutung der für sie relevanten Gesetze und Regelungen geschult werden und dass weitere direkte Maßnahmen getroffen werden, um Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu verhindern.

Darüber hinaus soll durch das Compliance Management System sichergestellt werden, dass die erforderlichen Kontrollmechanismen implementiert werden, damit Gesetzes- und Regelverstöße aufgedeckt und abgestellt werden können. Das Compliance Management System umfasst die unterschiedlichsten Bereiche der ALTANA, wie beispielsweise Kartellrecht, Korruption, Außenwirtschaft, Steuern, Umwelt und Sicherheit.

Satzung

Die Satzung der ALTANA Aktiengesellschaft steht Ihnen als PDF zur Verfügung.

SatzungDownload
Satzung der ALTANA AG (Stand: 18.03.2011)PDF