ALTANA

Meldung von Compliance-Verstößen über die Compliance Hotline

Sofern Sie illegales gesetzwidriges Verhalten von ALTANA, unseren Mitarbeitern oder auch unseren Lieferanten über die ALTANA Compliance Hotline melden wollen, gibt es einige Dinge zu beachten. Wichtige Fragen zu „Was kann ich melden?“, „Wie melde ich einen Compliance Verstoß?“ und „Was geschieht mit meiner Meldung?“ sollen im Folgenden beantwortet werden:

  1. Was kann ich über die ALTANA Compliance Hotline melden?

Die Compliance Hotline steht zur Verfügung, um illegales Verhalten zu melden, das der ALTANA Gruppe und ihrer Reputation besonderen Schaden zufügt. Über die Hotline kann illegales Verhalten in den nachfolgenden Bereichen gemeldet werden:

  • Korruption, Vorteilsnahme und Vorteilsgewährung
  • Kartellverstöße
  • Geldwäsche
  • Manipulation der Rechnungslegung und
  • Umweltschutz

  1. Wie melde ich einen Compliance-Verstoß und worauf muss ich dabei achten?

Bei der Meldung ist zu beachten, dass eine möglichst genaue und detaillierte Beschreibung des Vorfalls und ggf. ergänzende Dokumente besonders wichtig sind, um den Compliance-Verstoß zu untersuchen und aufzuklären.

Um eventuelle Nachfragen zu ermöglichen, ist es sinnvoll, dass Sie auch Angaben zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten machen. Diese Informationen werden streng vertraulich behandelt und der Chief Compliance Officer wird die Informationen zu Ihrer Person nur an den Vorstand und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der ALTANA AG weitergeben.

Sie können Ihre Mitteilung auch anonym machen. Erfahrungsgemäß erschwert dies die Aufklärung aber schon deshalb, da weitere Nachfragen dann in der Regel nicht möglich sind.

Ihre Mitteilung über gesetzwidriges illegales Verhalten sollte die folgenden Punkte umfassen:

  • Bei welcher Gesellschaft oder welchen Gesellschaften hat der Compliance-Verstoß stattgefunden?
  • Beschreiben Sie möglichst detailliert den Sachverhalt des Compliance-Verstoßes.
  • Gibt es Unterlagen, Dokumente oder Dateien, die den Compliance-Verstoß belegen?
  • Können wir Sie wegen weiterer Rückfragen kontaktieren und wenn ja, wie?
  • Wünschen Sie eine vertrauliche Behandlung Ihrer Person?

  1. An wen melde ich den Compliance-Verstoß über die ALTANA Compliance Hotline?

Die Meldung erfolgt direkt an den Chief Compliance Officer der ALTANA AG. Zur Meldung nutzen Sie bitte die folgende Adresse und Telefonnummer:

ALTANA AG
Chief Compliance Officer
Abelstraße 43
46483 Wesel
Tel +49-(0)281-670-10540
Fax +49-(0)281-670-60500
compliance-hotline@remove-this.altana.remove-this-also.com

  1. Was geschieht mit meiner Meldung?

Nach Eingang einer Meldung über einen Compliance-Verstoß prüft der Chief Compliance Officer zunächst gemeinsam mit dem Leiter Interne Revision bei ALTANA, ob es sich bei dem Compliance-Verstoß tatsächlich um ein illegales Verhalten in einem Bereich handelt, für den die Compliance Hotline vorgesehen ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Meldende hierüber, sofern es sich nicht um eine anonyme Meldung handelt, informiert. Handelt es sich um einen Sachverhalt in den von der ALTANA Compliance Hotline erfassten Bereichen, melden der Chief Compliance Officer und der Leiter Interne Revision den Fall an den Vorstand der ALTANA AG weiter. Gemeinsam mit mindestens einem Vorstand wird dann das weitere Vorgehen beraten und beschlossen. Auch in diesem Fall wird der Meldende, sofern die Meldung nicht anonym erfolgt ist, hierüber informiert.

Handelt es sich bei dem über die ALTANA Compliance Hotline gemeldeten Compliance-Verstoß um einen Fall der Manipulation der Rechnungslegung, wird automatisch auch der Leiter des Prüfungsausschusses über die Meldung informiert. Sollte eine – je nach Einzelfall zu gestaltende – unternehmensinterne Untersuchung den eingegangenen Hinweis bestätigen, wird der Compliance-Verstoß abgestellt. Darüber hinaus können weitere, den Umständen entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.